KMST – obowiązek informacyjny

Informacja Administratora danych osobowych:

Administratorem danych osobowych jest Klub Miłośników Starych Tramwajów z siedzibą w Łodzi, przy ul. Tramwajowej 6, 90-132 Łódź. Kontakt z administratorem jest możliwy za pośrednictwem adresu e-mail kontakt@kmst.pl lub pisemnie na wyżej wskazany adres korespondencyjny administratora. 

Zakres przetwarzania danych osobowych:

1. Przetwarzanie danych członków Stowarzyszenia, byłych członków oraz osób, z których kont dokonano wpłat składek członkowskich, darowizn lub przekazały 1% podatku oraz udostępniły Stowarzyszeniu swoje dane osobowe.W ramach ustawy z 7 kwietnia 1989 r. Prawo o stowarzyszeniach (Dz.U. 2017.210 t.j.) oraz na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Stowarzyszenia, w celu bieżącego prowadzenia spraw Stowarzyszenia, w tym prowadzenia ewidencji członków, zbierania i ewidencjonowania składek członkowskich, przygotowywania Walnych Zgromadzeń, informowania o działalności Stowarzyszenia oraz wypełniania celów statutowych Stowarzyszenia
   1. W odniesieniu do członków Stowarzyszenia, byłych członków oraz osób, z których kont dokonano wpłat składek członkowskich, darowizn lub przekazały 1% podatku oraz udostępniły Stowarzyszeniu swoje dane osobowe przetwarzane przez Stowarzyszenie dane mogą̨ obejmować́: imiona i nazwiska, adresy zamieszkania lub zameldowania, adresy e-mail, numery telefonów, daty przystąpienia do Stowarzyszenia, dane kont bankowych wykorzystywanych do wpłat składek, daty i kwoty wpłat, daty urodzenia oraz ewentualne inne informacje przekazywane przez członków. W odniesieniu do osób pełniących funkcje w Stowarzyszeniu, przetwarzane mogą̨ być́ też inne podane przez nich dane, jak np. numery PESEL. W wypadku członków małoletnich przetwarzane będą również dane osobowe rodziców. 
   2. Dane członków przechowywane są przez okres do 12 miesięcy po usunięciu członka stowarzyszenia. Po tym czasie zachowujemy jedynie imię i nazwisko oraz numer członkowski, na wypadek chęci powrotu członka do struktur Klubu Miłośników Starych Tramwajów. 
   3. W wypadku, jeśli członek pełnił funkcję statutową jego dane osobowe nie zostaną usunięte i będą przechowane przez okres nie krótszy niż okres istnienia Stowarzyszenia, chyba, że inny okres ich przechowywania wynika z przepisów prawa. 
   4. W wypadku rodziców osoby małoletniej, ich dane osobowe będą przetwarzane przez Stowarzyszenie do czasu osiągnięcia przez tę osobę pełnoletności.
2. Przetwarzanie danych wolontariuszy, będących oraz niebędących członkami Stowarzyszenia (w oparciu o ustawę O działalności pożytku publicznego i wolontariacie oraz na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Stowarzyszenia, w celu prowadzenia eweidencji wolontariuszy, informowania o działalności Stowarzyszenia oraz wypełniania celów statutowych Stowarzyszenia.
   1. Dane wolontariuszy, takie jak imiona i nazwiska, adresy zamieszkania lub zameldowania, adresy e-mail, numery telefonów, numery PESEL, daty urodzenia oraz ewentualne inne informacje przekazywane przez Wolontariuszy mogą być przetwarzane w celu realizowania zadań statutowych Stowarzyszenia, do których wykorzystywana będzie pomoc Wolontariuszy.
   2. Dane wolontariuszy przechowywane są przez okres 60 miesięcy od momentu zakończenia obowiązywania umowy o wolontariat pomiędzy wolontariuszem a Stowarzyszeniem. W tym okresie możliwe jest wydanie zaświadczenia o odbyciu wolontariatu. 
   3. Dane wolontariuszy mogą być przekazywane stronom trzecim (np. ubezpieczycielowi) w celu zrealizowania zobowiązań związanych z realizacją zadania przez wolontariusza, a także współpracownikom, w stopniu niezbędnym do realizacji zadania będącego elementem umowy o wolontariat. Informacje o podmiotach, którym dane będą przekazywane zostaną każdorazowo sprecyzowane w umowie o świadczenie wolontariatu.
3. Przetwarzanie danych księgowych oraz danych osób zatrudnionych w Stowarzyszeniu (w oparciu o Ustawę o rachunkowości, kodeks pracy, ustawę o systemie ubezpieczeń społecznych, a także inne akty prawne) w celu realizowania zobowiąza wynikających z wyżej wymienionych aktów prawnych
   1. Dane księgowe (w tym dane teleadresowe członków Stowarzyszenia oraz kontrahentów udostępnione w przelewach bankowych, dokumentach księgowych, fakturach) a także dane pracowników Stowarzyszenia są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i przechowywane przez okres minimum 5 lat.
   2. Dane księgowe oraz dane osób zatrudnionych są przekazywane zewnętrznemu podmiotowi, firmie Biuro Rachunkowe Najder Spółka Cywilna w celu realizowania obsługi księgowej oraz kadrowo – płacowej. W sytuacjach przewidzianych przez prawo mogą być́ one takżeprzekazane organom państwa, na ich wniosek.
4. Dane teleadresowe wykorzystywane do celów marketingu bezpośredniego w tym promocji działań stowarzyszenia do osób nie będących jego członkami (w oparciu o dobrowolną zgodę).
   1. Dane te, takie jak imiona i nazwiska, adresy korespondencyjne, adresy e-mail, numery telefonów, mogą być przetwarzane na podstawie zgody na marketing bezpośredni. 
   2. Administrator przestanie przetwarzać dane wykorzystywane do celów marketingu bezpośredniego, jeżeli zgłosi Pani/Pan sprzeciw wobec przetwarzania Pani/Pana danych w tym celu. W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania danych jest zgoda, Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane do czasu jej wycofania.
5. Wizerunek członków Stowarzyszenia oraz Wolontariuszycelem promowania wizerunku członków i działalności Stowarzyszenia, poprzez upublicznienie zdjęć członków na stronie internetowej Stowarzyszenia oraz na portalach społecznościowych na podstawie zgody wyrażonej przez członków Stowarzyszenia PZP podanie danych w tym zakresie jest dobrowolne, ale niezbędne w celu rozpowszechniania wizerunku.
   1. Administrator przestanie przetwarzać dane wizerunkowe, jeżeli zgłosi Pani/Pan sprzeciw wobec przetwarzania Pani/Pana danych w tym celu. W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania danych jest zgoda, Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane do czasu jej wycofania.

Informacja dotycząca danych przekazywanych za pośrednictwem poczty email

Dane przekazywane za pośrednictwem poczty email są przetwarzane za pomocą funkcjonalności udostępnianych przez firmę Google LLC poprzez konto Google, w tym pocztę Gmail.com. Dane te mogą̨ być́ przetwarzane na serwerach w USA, Google jest jednak objęte programem Tarczy Prywatności i deklaruje, że w pełni przestrzega przepisów RODO.

Pani/Pana prawa

Właściciel danych, o których mowa w niniejszej polityce posiada następujące prawa:

1. Dostępu do danych - prawo do uzyskania potwierdzenia czy przetwarzane są jego dane osobowe oraz prawo do uzyskania dostępu do nich 
2. Sprostowania danych – możliwość żądania niezwłocznego sprostowania danych oraz uzupełnienia danych niekompletnych poprzez przedstawienie dodatkowego oświadczenia;
3. Usunięcia danych – prawo żądania niezwłocznego usunięcia danych, jeśli spełniony zostanie jakikolwiek warunek wymieniony w Art. 17 ust. 1 RODO;
4. Ograniczenia przetwarzania danych - prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych w przypadkach wymienionych w Art. 18 ust. 1 RODO;
5. Przenoszenia danych – możliwość otrzymania dotyczących jego danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przesłania tych danych innemu administratorowi w przypadkach wymienionych w Art. 20 ust. 1 RODO;
6. Wniesienia sprzeciwu- prawo wniesienia sprzeciwu - z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją – wobec przetwarzania danych na postawie prawnie uzasadnionego interesu Stowarzyszenia lub innego administratora danych, chyba że zostanie wykazane istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrany roszczeń;
7. Wniesienia skargi do organu nadzorczego – każda osoba, której dotyczą dane ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, jeśli uważa, że przetwarzanie danych osobowych jej dotyczące narusza RODO;
8. Cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody.

Stowarzyszenie ma obowiązek poinformować osoby, których dane dotyczą, o sprostowaniu, usunięciu danych osobowych lub ograniczeniu przetwarzania, których dokonał. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w Polsce.